Введення
Метою створення моєї курсової роботи є опис структури служб ДОУ і розкриття їх основних функцій.
Тема моєї роботи: В«специфіка документаційного забезпечення в кадрових службахВ».
Я вважаю цю тему особливо актуальною в наш час, так як діловодство - одна з функцій управління, заснована на науковій організації із застосуванням сучасної техніки, а ми живемо в епоху наукового прогресу, де все грунтується на вдосконаленні нових технологій, надалі допомагають нам у роботі.
Виходячи з мети, були поставлені наступні завдання:
Вивчити літературу, що розкриває тему моєї роботи;
Розповісти про службу документаційного забезпечення управління;
Перерахувати основні завдання та функції служби ДОП;
Вивчити нормативну регламентацію служби ДОУ;
Розглянути структуру служб ДОУ і описати їх.
Поняття та призначення служби ДОУ
Діловодство - Галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.
Діловодство охоплює весь комплекс робіт по створенню і оформленню документів, їх виконанню й контролю термінів виконання, з обліку документів, формуванню справ з виконаних документів, зберігання і використання поточних справ, підготовки їх до здачі в архів.
В Нині термін В«діловодствоВ» частіше звучить як В«документаційне забезпечення управління В»(ДОП).
Документаційне забезпечення управління виконує спеціальна служба, яка діє на правах самостійного структурного підрозділу. Це може бути: управління справами, загальний відділ, канцелярія або секретаріат.
В невеликих організаціях, де обсяг оброблюваних документів невеликий та створення такої служби недоцільно, всю роботу з документаційного забезпечення управління виконує секретар керівника або спеціально виділений для проведення цієї роботи співробітник.
Документаційне забезпечення управлінської діяльності організації - найважливіша обслуговуюча функція управління, від раціональної організації якої залежать швидкість і якість прийняття управлінських рішень, ефективність роботи організації в цілому.
Вибір організаційної форма служби ДОП залежить від рішення керівництва і самої служби ДОУ. Регламентація обраної форми роботи з документами закріплюється в інструкції з діловодства.
Основні завдання та функції служби ДОП
В сучасних умовах, коли робота з управлінською документацією у багатьох установах грунтується на комп'ютерних технологіях, функції служби ДОП НЕ обмежуються тільки організацією документообігу установи, обліком документів і контролем за їх виконанням. Служба ДОУ бере безпосередню участь у постановці задач при розробці автоматизованих інформаційних систем для роботи з документами, у забезпеченні режиму доступу до інформації та захисту інформації, у вдосконаленні роботи з документами.
Таким чином, служба ДОП вирішує три основні комплексу завдань:
1) забезпечення документування управлінської діяльності;
2) організація роботи з документами в установі;
вдосконалення форм і методів роботи з документами.
Завдання, які стоять перед службою ДОУ, визначають її функції.
1. Завдання забезпечення документування управлінської діяльності можуть бути вирішені за допомогою виконання таких функцій:
розробка і проектування бланків, забезпечення їх виготовлення;
забезпечення виготовлення документів, копіювання і тиражування;
контроль якості підготовки та оформлення документів, дотримання встановленої процедури узгодження та й посвідчення документів.
2. Завдання організації роботи з документами в установі вирішуються виконанням наступних функцій:
Встановлення єдиного порядку проходження документів (документообігу установи);
Експедиційна обробка вхідних і вихідних документів;
Реєстрація і облік вступників, що відправляються і внутрішніх документів;
Контроль за виконанням документів;
Систематизація документів, забезпечення їх зберігання та використання; організація роботи з зверненнями громадян.
Забезпечення захисту інформації.
3. Завдання вдосконалення форм і методів роботи з документами включають в себе виконання таких функцій:
розробку і переробку нормативних, інструктивних, методичних документів і доведення їх до відома працівників організації;
методичне керівництво та контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами у структурних підрозділах організації;
підвищення кваліфікації працівників організації та їх консультування з питань роботи з документами;
упорядкування документації організації, проведення робіт з уніфікації документів, розробка Табеля і Альбому форм документів, які застосовуються в діяльності організації;
розробку і впровадження нових форм і методів роботи з документами, удосконалення документообігу організації, підвищення виконавчої дисципліни;
постановку задач розробки і удосконалення автоматизованих інформаційних систем та баз даних для роботи з документами.
Структура служб ДОП. Основні функції служб ДОП
На сьогоднішній день розрізняють чотири основних організаційних структури служби ДОУ:
1. Управління справами.
2. Канцелярія.
3. Загальний відділ.
4. Секретар.
Управління справами створюється в міністерствах і відомствах як структура, в якій виконується робота з документами, і як орган контролю та координації діловодства в центральному апараті галузі. Будучи, по суті, структурним підрозділом організації, управління справами, в свою чергу, поділяється на наступні структурні типові підрозділи:
1. Секретаріат - це структурний підрозділ, що створюється для обслуговування керівництва організації. До його складу входять:
приймальня;
секретаріат керівника та секретаріати заступників керівника;
секретаріат колегії;
протокольне бюро;
В функції секретаріату входить:
попереднє розгляд і підготовка до доповіді керівникові надходять на його ім'я документів;
підготовка за вказівкою керівника проектів окремих документів та їх узгодження з функціональними структурними підрозділами організації;
організація і документаційне обслуговування нарад, проведених керівником, документування діяльності колегіальних органів управління.
2. Відділ раціоналізації ДОУ (діловодства) - це центр вдосконалення ДОП, методичний центр.
До його функцій відносяться:
розробка та впровадження заходів з удосконалення технології діловодства;
розробка нормативно-методичного забезпечення діловодства (положень, інструкцій, правил, регламентів, табеля уніфікованих форм тощо);
розробка класифікаційних довідників (номенклатура справ, класифікатори, переліки документів зі строками зберігання).
3. Канцелярія, яка, в свою чергу, поділяється на:
експедицію;
бюро листування;
бюро обліку та реєстрації документів;
комп'ютерний центр обробки і розмноження текстів документів.
4. Відділ листів
5. Центральний архів
6. Інспекція
Канцелярія, як і інша організаційна структура служби ДОП, створюється на підприємствах, в науково-дослідних, проектно-конструкторських організаціях, вищих навчальних закладах. У структурі канцелярії зазвичай працюють наступні підрозділи (Відділи, сектори, групи):
1. Експедиція - спеціалізований ділянку, здійснює прийом і відправку по поштою і кур'єрського зв'язку документації та кореспонденції.
2. Підрозділ з обліку та реєстрації документів, у завдання якого входить реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів, контроль відповідності прийнятим правилам оформлення документів, формування та ведення довідково-інформаційного масиву.
3. Гр...
