упа контролю (бюро, інспекція, відділ) здійснює контроль за строками виконання усних розпоряджень керівника, аналіз виконавської дисципліни, інформування керівництва про хід виконання документів та доручень.
4. Група листів (звернень громадян) займається прийомом і урахуванням пропозицій, заяв і скарг громадян. Її функції наступні:
підготовка звернень до розгляду керівництвом;
контроль за термінами підготовки у відповідь документів у структурних підрозділах організації;
повідомлення заявників про результати розгляду їх звернень;
організація прийому громадян з особистих питань керівництвом організації.
5. Група підготовки документів здійснює передрук документів з чернеток, считку і правку текстів документів, облік виконуваної роботи.
6. Копіювально-розмножувальне бюро, як правило, має місце в тих організаціях, діяльність яких пов'язана з розсиланням великої кількості нормативної або розпорядчої документації. Завдання бюро зводяться до копіювання документів, тиражуванню текстів документів, підготовці рекламної продукції, буклетів, брошур.
7. Архів організації - здійснює прийом від структурних підрозділів відпрацьованих і підготовлених до зберігання справ, надання їм методичної допомоги, веде облік і зберігання документів, контроль за дотриманням правил формування, зберігання і використання справ у структурних підрозділах, готує справи до передачі на державне зберігання.
Загальний відділ є службою по роботі з документами у виконавчих органах влади і виконавчих структурах (мерія, префектура, муніципалітет) місцевого самоврядування.
В загальних відділах зазвичай створюються ті ж ділянки, які характерні для канцелярії, однак сюди підключаються такі підрозділи, як протокольний відділ, група листів, приймальня. Наявність цих структур пояснюється специфікою діяльності, характером управлінських процедур, порядком прийняття рішень та особливостям
и документування в цих установах.
Протокольна група створюється у складі установ, що мають у своїй структурі постійно діючий колегіальний орган. Виконує функції:
підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів (редагування, оформлення та випуск), листів, довідок, їх узгодження зі структурними підрозділами;
аналіз документів, підготовлених структурними підрозділами;
підготовка висновків по документам, підготовленим структурними підрозділами;
організація і проведення засідань колегіального органу, документування їх діяльності.
Секретар установи виконує всю роботу з документами в невеликих установах і організаціях, що не мають внутрішньої організаційної структури.
Таким чином, діючі нормативно-методичні документи регламентують найменування і приблизну структуру служби ДОУ державних підприємств, установ, організацій. Що стосується недержавних структур, то рішення про створення служби, її назву та внутрішній структурі приймає керівництво організації. В спільних підприємствах це питання вирішує правління, в акціонерних товариствах - установча конференція, в кооперативних структурах - загальні збори членів кооперативу.
Кадрове забезпечення системи управління
Під кадровим забезпеченням системи управління персоналом розуміється необхідний кількісний і якісний склад її працівників.
За даними обстеження, в 1980-х рр.. в кадрових службах (в основному у відділі кадрів і відділі технічного навчання) було зайнято від 0, 3 до 0, 8% загального числа працюючих у галузях промисловості та будівництва. Для порівняння зазначимо, що в зарубіжних фірмах в службах управління персоналом працює від 1 до 1, 2% загальної чисельності працівників.
Якісна характеристика кадрової служби така. Серед керівників кадрових служб по базової освіти з технічною освітою - 40, 9%; вчителів - 31, 6%; юристів-правознавців - 11, 5%; соціологів і психологів - 3, 3%. Середній вік керівників кадрової служби - 45 років.
Кількісний склад служби управління персоналом визначається організаційно-штатними структурами і статутом організації. Розрахунок чисельності керівників, спеціалістів та інших службовців організації, в тому числі і кадрової служби, здійснюється різними методами: багатофакторного кореляційного аналізу, економіко-математичними, порівнянь, прямого розрахунку, за трудомісткістю робіт, за нормами обслуговування та ін
Перший метод заснований на багатофакторному аналізі функціонального поділу управлінської праці. Була розроблена схема функціонального поділу праці з урахуванням впливу на чисельність персоналу певних факторів (від 1 до 3), потім виводилася формула, яка виражає залежність між чисельністю персоналу та факторами.
Економіко-математичні методи передбачають розробку економіко-математичних моделей, заснованих на реальній дійсності, що забезпечує адекватне відображення змістовного процесу.
З використанням методу порівнянь на базі аналізу складу кадрів фахівців в розвиненою господарській системі складаються проектування потреби в фахівцях для менш розвиненої системи.
Експертна метод дозволяє одержати уявлення про потреби у фахівцях на основі обліку думок групи експертів, думки яких базуються на їх наукової і професійної компетенції.
Метод прямого розрахунку передбачає визначення чисельності фахівців і інших службовців виходячи з розрахунку необхідних витрат праці на реалізацію періодичних функцій управління персоналом та розрахунку затрат праці на реалізацію функцій управління щодо усунення збурюючих відхилень.
Грунтуючись на зарубіжному досвіді, можна виділити ще один метод визначення чисельності працівників кадрової служби. Він є різновидом норм обслуговування, які характеризують кількість об'єктів, тобто працівників організації, що обслуговуються одним працівником служби управління персоналом.
Розрахунок кількісної потреби у фахівцях, в тому числі і по управлінню персоналом, проводиться одночасно з визначенням якісної потреби в них, тобто потреби у працівниках певних професій, спеціальностей, кваліфікації.
В відповідно до Кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та інших службовців (1998 р.) для системи управління персоналом передбачені наступні посади, - це посади: керівників, фахівців, інших службовців (технічних виконавців): нарядчик, табельник, хронометражіст та ін
Посадові обов'язки
Організовує роботу з персоналом відповідно до загальних цілей розвитку підприємства, напрямами кадрової політики для досягнення ефективного використання і професійного вдосконалення працівників. Забезпечує укомплектування спеціальностей і кваліфікації. Визначає потребу в персоналі, вивчає ринок праці. Здійснює підбір кадрів, проводить співбесіди з наймаються на роботу, в тому числі з випускниками навчальних закладів. Організовує навчання персоналу, координує роботу з підвищення кваліфікації. Доводить інформацію з кадрових питань до всіх працівників. Організовує проведення оцінки результатів трудової діяльності працівників, атестацій, конкурсів на заміщення вакантних посад. Спільно з керівниками структурних підрозділів бере участь у прийнятті рішень з питань найму. Розробляє систему оцінки ділових та особистісних якостей працівників, мотивації їх посадового зростання. Консультує керівників різних рівнів з питань організації управління персоналом. Бере участь у плануванні соціального розвитку колективу. Складає і оформляє трудові договори та контракти. Здійснює керівництво підлеглими працівниками.
Повинен знати: законодавчі і нормативні правові акти; основи ринкової економіки, підприємництва і ведення бізнесу; кон'юнктуру ринку робочої сили; порядок ціноутворення та оподаткування; основи маркетингу; сучасні концепції управління персоналом; основи трудової мотивації і системи оцінки персоналу; форми і методи навчання та підвищення кваліфікації кадрів; порядок розробки трудових договорів; методи і організаці...
