ціонерами. [3]
2. Електронна пошта
Електронна пошта стала найпоширенішим засобом спілкування організацій. У більшості організацій електронна пошта вже служить внутрішнім засобом поширення інформаційних листів, бюлетенів та різного роду повідомлень.
Електронні інформаційні листи для зовнішнього користування - для клієнтів, інвесторів або представників ЗМІ - також популярні і цінні. Вони характеризуються декількома важливими аспектами, що відрізняють їх від своїх друкованих родичів.
Не більше однієї сторінки. Персонал не стане читати довгі інформаційні листи з екрану комп'ютера. Тому автори електронних інформаційних повідомлень повинні бути короткими. Посилання на інші матеріали. Інформація повинна бути підготовлена ​​з посиланнями на інші матеріали, такі, як анонси статей і пропонованих продуктів. Регулярне поширення. Дуже важливо також випускати електронні інформаційні листи з регулярними інтервалами, з тим щоб одержувачі чекали їх. Заохочення зворотного зв'язку. Слід просити відвідувачів сайтів залишати своє повне ім'я, адресу електронної пошти, назву підприємства і уподобання щодо формату кореспонденції.
3. Створення ефективного сайту
Жодна поважаюча себе організація, професійна асоціація, некомерційне агентство, політичний кандидат або підприємець не можуть сьогодні уявити своє існування без власного сайту в Інтернеті.
У міру того, як виникла необхідність у підвищенні якості Інтернет-сайтів з точки зору змісту, виник і суперечка про те, хто повинен здійснювати контроль за сайтом: оператори, системники, маркетинг або PR. У багатьох організаціях PR-фахівці борються за те, щоб розширити сферу охоплення сайтів за межі продуктів і послуг. Все більша кількість компаній розробляють зовнішні мережі, покликані служити В«корпоративними відділами новинВ», що використовуються виключно ЗМІ.
Як же розробити ефективний сайт? Перш за все необхідно відповісти на кілька стратегічних питань.
1) Яка наша завдання? Розширити бізнес? Продати більше продуктів? Заробити більше грошей? Як і в будь-якому іншому напрямку PR-діяльності, слід визначити мету.
2) Яким змістом ми наповнимо сайт? Причина, по якій багато сайтів вважають нудними і занудними, полягає в тому, що зміст сайтів не було ретельно продумано.
3) Як часто ми будемо редагувати сайт? Найчастіше відповідь на це питання - недостатньо часто. Затхлі новини і недолік оновлень - загальна проблема Інтернет-сайтів. Сайти повинні оновлюватися регулярно. Інша проблема - перенасичення сайтів інформацією.
4) Як ми зможемо поліпшити дизайн? Стиль сайту - найважливіший фактор. Якщо головна сторінка сайту неприваблива, то вона не приверне потрібної кількості відвідувань.
5) Наскільки інтерактивним буде сайт? Традиційні комунікації однобічні. Привабливість Інтернету в тому, що він може бути двостороннім.
6) Як ми будемо відстежувати використання? Як і в будь-якому іншому комунікаційному проекті, використання сайту має вимірюватися. Базова форма виміру - це приблизна оцінка кількості В«заходівВ» на сайт. Оцінка результативності може бути багатосторонньою і включати аналіз обсягу в певний час дня, типи доступу, конкретні сторінки, на які відвідувачі заходять в першу чергу, і подальші дії, яким вони слідують за цим.
7) Хто буде відповідати за сайт? Управління сайтом при правильній постановці завдання повинно бути роботою спеціально виділеного для цього штатного співробітника.
4. Управління сайтом
Сайт організації найчастіше служить найпростішим і самим В«видимимВ» інструментом комунікації, до якого отримує доступ будь-який бажаючий. З цієї точки зору можна стверджувати, що в 21 столітті найбільш важливим засобом комунікації є веб-сайти. У зв'язку з цим для професійного управління сайтом PR-фахівці повинні дотримуватися шість правил веб-сайту.
1. Ніяких В«мертвихВ» посилань. Всі посилання повинні працювати. Вони повинні бути пов'язані з обіцяною інформацією.
2. Контактна інформація. Якщо відвідувачеві потрібна додаткова інформація, то слід розповісти, як він може її отримати. Потім на запит слід відповісти.
3. Розміщення інформації. Оскільки ми читаємо зліва направо, то найбільш важлива інформація повинна бути розташована в лівій частині екрана, щоб відвідувач прочитав її в першу чергу.
4. Використання кольору. Кольорові схеми важливі, оскільки вони не тільки впливають на час завантаження інформації, але і представляють компанію.
5. Легкість використання. Інформація повинна бути легко доступною і розташовуватися в логічній послідовності. Гіперпосилання повинні бути точними і чітко виділеними. кожен рівень усередині сайту повинен дозволяти користувач повертатися на попередній рівень або переходить до наступного.
6. Мета. Мета сайту визначає кількість і вид розміщуваної інформації. Сайти прийнято ділити на три категорії:
- Модель присутності: розрахована на те, щоб зафіксувати присутність в Інтернеті та служить цілям просування організації, її продуктів і послуг.
- Інформаційна модель: завантажена матеріалом, включаючи публікації з преси, і розрахована на те, щоб створити повний портрет організації.
- Модель електронної комерції: розрахована на створення і просування продажів.
5. Зв'язки зі ЗМІ
У основи онлайнових взаємовідносин зі ЗМІ входить наступне:
Відділи новин на сайтах. Самі просунуті організації створюють зовнішні мережі, призначені тільки для ЗМІ та є похідними від їх Інтернет-сайтів. Ці В«корпоративні відділи новин В»включають весь традиційний матеріал, необхідний ЗМІ.
Прес-релізи. Кожен сайт починається з прес-релізів, організованих в хронологічному порядку.
Виступи керівників. Всі основні виступи і промови керівників повинні бути включені до відділу новин сайту. Кращі сайти наділені інтерактивними рисами, що дозволяють відправляти тексти виступів всім бажаючим по електронній пошті.
Річні або квартальні звіти. Кожне ВАТ зобов'язане чотири рази на рік звітувати перед своїми акціонерами щодо заробленого прибутку, тому більшість компаній випускає три квартальних звіту і один річний. Ці звіти також повинні з'являтися в корпоративному відділі новин сайту.
Річні збори. Багато компаній стали записувати річні збори акціонерів на відео і транслювати їх через Інтернет з тим, щоб ті, у кого не було можливості особисто бути присутнім на зборах, могли б зробити це в електронній формі.
Інтерв'ю. Онлайнові прес-конференції і інтерв'ю також стали стандартною процедурою; при цьому компанія інформує журналістів про час і паролі, необхідному для доступу до конкретного керівнику організації для інтерв'ю.
Фотографії, біографії керівників, рекламний матеріал і т.д . Онлайнові фотографії керівників та інші матеріали є стандартним вмістом відділів новин.
Цифровий прес-кит . Весь матеріал, що включається прес-кит - Прес-релізи, фотографії, додаткова інформація - дублюється в Інтернеті з тим, щоб журналісти могли його скачати. ​​
Прес-релізи через інформаційні агентства. Для відкритих акціонерних товариств стало важливим випускати прес-релізи через інформаційні агентства. Матеріали інформаційних служб купуються онлайновими базами даних, такими як, AOL, Yahoo! і Lexis Nexis. Якщо компанія бажає, щоб її акціонери і потенційні інвестори дізналися про її діяльність і були проіформіровани про це в онлайновим режимі, то прес-релізи компаній повинні бути надані інформаційним службам.
Онлайнова популяризація. Як уже зазначалося, поява онлайнових версій найбільших періодичних видань - від Chiccago Tribune і New York Times до Busine...
